Trasformazione digitale: come ridurre al minimo lo “stress da cambiamento” dei dipendenti
Anche nel 2023 il cambiamento – dalla trasformazione digitale alla revisione delle modalità di lavoro per assicurare il benessere e la soddisfazione dei dipendenti – si riconferma tra le massime priorità per le aziende. Ma l'atto stesso del cambiamento, in particolare quando avviene alle condizioni altrui, sta diventando un elemento spiacevole e destabilizzante per un numero sempre maggiore di dipendenti.
Stando al report di Gartner sulle principali tendenze del 2023 nel campo delle risorse umane, lo stress da cambiamento e l'effetto della discontinuità esasperata sui dipendenti preoccupa sempre di più i responsabili HR: il 53% ha infatti dichiarato che si tratta della priorità assoluta per il 2023, mentre il 45% ha affermato che i dipendenti sono affaticati dai continui cambiamenti.
E stando sempre allo stesso report, si tratta di una preoccupazione assai fondata: i dipendenti sembrano sempre più restii al cambiamento, e il numero di lavoratori che oggi si dicono ben disposti a modificare il proprio modo di lavorare su iniziativa del datore di lavoro è più che dimezzato rispetto al 2016. Considerando i tanti progetti di trasformazione aziendale e digitale in programma per il prossimo futuro, la crescente resistenza al cambiamento ha tutto il potenziale per provocare non pochi disagi.
Se per i prossimi mesi hai in programma un progetto di trasformazione digitale, non disperare: puoi infatti placare l'ansia dei dipendenti e renderli parte attiva della trasformazione prestando attenzione al modo in cui il cambiamento sarà gestito. Qui illustreremo le nozioni di base e quali misure adottare per alleviare lo stress da cambiamento.
Che cos'è la trasformazione del business?
La trasformazione del business riguarda un cambiamento profondo del business o di un'organizzazione per migliorare le prestazioni complessive a fronte delle evoluzioni del mercato.
Si tratta di un cambiamento strategico e di ampia portata che rivoluziona le modalità di gestione del business o dell'organizzazione in maniera non graduale, ma radicale e repentina. Le iniziative di trasformazione del business possono richiedere diversi anni per essere completate e comportano modifiche alla tecnologia, al personale e ai processi al fine di rendere l'azienda più produttiva ed efficiente.
Data l'ampia portata e l'impatto profondo, la trasformazione del business avviene dall'alto verso il basso ed è in genere guidata dal CEO o dal Consiglio di Amministrazione. Nella pratica, può consistere nel passaggio a un nuovo modello di business, nell'implementazione di metodologie per realizzare il pieno potenziale dei dipendenti, o in un cambio di rotta strategico.
Che cos'è la trasformazione digitale?
La trasformazione digitale è l'adozione su larga scala di tecnologie digitali volte a cambiare radicalmente il funzionamento di un'azienda. La maggior parte delle iniziative di trasformazione del business comporta una qualche forma di investimento digitale, poiché spesso per creare nuovi processi sono necessarie nuove tecnologie: la differenza è che la trasformazione digitale è un'iniziativa pensata appositamente per creare valore attraverso una vera e propria ristrutturazione dell'organizzazione.
Oltre all'adozione di nuove tecnologie, la trasformazione digitale richiede anche un cambiamento culturale, poiché impone alle aziende e alle organizzazioni di abbandonare processi ormai consolidati per passare invece a innovare e sperimentare nuove pratiche.
Sebbene una trasformazione di tale portata possa risultare disagevole per i dipendenti, l'impiego della tecnologia su larga scala è spesso indispensabile per creare valore a lungo termine, ridurre i costi e migliorare l'esperienza dei clienti.
Un esempio di trasformazione digitale è la transizione dai datacenter legacy alle strutture cloud in grado di fornire l'agilità, la scalabilità e la resilienza ormai indispensabili per le organizzazioni. L'intelligenza artificiale e l'automazione sono altre due tecnologie che fanno spesso parte delle iniziative di trasformazione dei dati, dal momento che liberano i dipendenti dalle incombenze di routine offrendo più tempo per compiti a più alto valore aggiunto che permettono di fornire servizi migliori ai clienti.
Che cos'è lo stress da cambiamento?
Lo stress da cambiamento (noto anche con il termine inglese di “change fatigue”) si verifica quando i dipendenti si sentono stanchi e sopraffatti da un flusso costante di cambiamenti all'interno dell'organizzazione.
La maggior parte delle persone non riesce ad affrontare facilmente le incertezze: la reazione naturale è fuggire da ciò che mette a disagio, ma in uno scenario lavorativo questo non è possibile. È per questo che il personale può sentirsi ansioso e non in grado di controllare ciò che accade, sviluppando resistenza ai cambiamenti che si prospettano.
Secondo uno studio di Gartner, l'incertezza sulle modalità di lavoro e le iniziative di trasformazione intraprese hanno reso i dipendenti meno in grado di affrontare i cambiamenti rispetto al periodo pre‑pandemia, segnando un peggioramento di ben 50 punti percentuali. È poi interessante notare che ad avere l'impatto maggiore sono i cambiamenti che riguardano la vita quotidiana – come l'assunzione di un nuovo manager o il passaggio a un nuovo team – piuttosto che i grandi cambiamenti a livello dell'intera organizzazione.
Indipendentemente dalle cause, comunque, lo stress da cambiamento deve essere affrontato con molta attenzione dalla dirigenza. Alcuni dei sintomi più comuni sono apatia, burnout e frustrazione causati dall'introduzione di nuovi processi e tecnologie, che a loro volta hanno ripercussioni negative sulle prestazioni dei dipendenti e vanno a incidere sulla loro capacità di prendere decisioni, risolvere problemi e comunicare con efficacia, fino ad avere un impatto negativo persino sulla fidelizzazione del personale.
Come affrontare e mitigare lo stress da cambiamento
Definire una strategia di gestione del cambiamento
La gestione del cambiamento consiste nel guidare il personale, i team e l'intera organizzazione lungo il percorso di cambiamento. Una strategia di gestione del cambiamento è la descrizione o la pianificazione dei metodi specifici utilizzati per prepararsi e implementare i cambiamenti in modo da mitigarne l'impatto sull'azienda.
A questo proposito, un possibile approccio è seguire una strategia di cambiamento dall'alto verso il basso, guidata dai leader e dai team di gestione. Ma cosa succede se i dirigenti non sono in grado di pilotare il cambiamento? In questo caso può essere d'aiuto una strategia di cambiamento definibile come open source, ovvero una strategia che consente ai dipendenti di contribuire alle decisioni che riguardano il cambiamento.
In questo tipo di strategia i dipendenti sono incoraggiati a parlare apertamente del cambiamento e persino a determinarne le modalità di attuazione. Secondo il report di Gartner sulle priorità per il 2023 nell'ambito delle risorse umane, questo approccio comporta diversi vantaggi:
- Incremento del 14% delle possibilità di successo del cambiamento
- Diminuzione del 29% del rischio di incorrere in stress da cambiamento
- Aumento del 19% della propensione dei dipendenti a rimanere in azienda
- Accettazione del cambiamento 1,5 volte maggiore da parte del personale
Comunicare sempre
Nei periodi di cambiamento, è buona norma comunicare il più possibile con il proprio team. Ma è importante ricordare che la comunicazione è un percorso bidirezionale: per questo è cruciale esprimere in maniera trasparente le informazioni che si hanno, ma è altrettanto importante dedicare del tempo ad ascoltare e capire le preoccupazioni di ogni persona che fa parte del team. Rispetta le emozioni altrui, programma incontri regolari e chiedi a ciascuna persona come sta a livello sia professionale che personale: in questo modo potrai dimostrare che tieni davvero a loro.
È bene anche comunicare le informazioni con un buon anticipo. Il cambiamento può spaventare, ma coinvolgere il prima possibile i dipendenti dà loro il tempo di prepararsi mentalmente alle sfide che li attendono – e se si adotta una strategia di cambiamento open source, il personale potrà anche contribuire alle decisioni lungo il percorso.
Investire nei rituali di gruppo e nella cultura aziendale
Un altro aspetto interessante dello studio di Gartner è che sono emersi due fattori che sembrano rendere i team più disposti ad accettare il cambiamento: la fiducia, e la coesione del team. I dipendenti che nutrono più fiducia e che sono convinti che i leader dell'organizzazione abbiano a cuore gli interessi del personale sono 2,6 volte più propensi ad accettare il cambiamento, e far parte di un team più coeso rende le persone 1,8 volte più disponibili a portare a termine i cambiamenti per raggiungere un obiettivo comune.
Per favorire la fiducia e la coesione e far sì che i dipendenti siano meno restii ai cambiamenti può essere utile introdurre rituali di gruppo e investire nella cultura aziendale. I rituali possono essere anche molto semplici, come per esempio organizzare un pranzo settimanale di gruppo o dedicare 10 minuti all'inizio di ogni riunione per discutere di come ciascuna persona si sente. In questo modo si creano importanti legami di squadra che aiutano il personale a ridurre l'ansia e sentirsi più padrone della situazione.
Guidare i team lungo il percorso di cambiamento
Se avvii un progetto di trasformazione digitale nel 2023, ricorda che lo stress da cambiamento è un problema serio, e che un cambiamento di successo si fonda sulla employee experience. Ogni trasformazione comporta una serie di ostacoli e criticità, ma con gli strumenti giusti e una strategia efficace per la gestione del cambiamento puoi adottare misure utili per combattere l'ansia e preparare i dipendenti ad affrontare insieme ciò che verrà.
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